TUGAS
HUMAS
11. Pengertian pertemuan & pendapat beberapa
ahli !
1.Pengertian
pertemuan
Pertemuan adalah (conference atau meeting)
merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat
penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah
untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan
keputusan.
2. Menurut beberapa ahli :
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan
(kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) pertemuan merupakan
suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
Menurut Bob Trent, pertemuan merupakan sumber berbagai
gagasan dan keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan maupun
perusahaan).
Wursanto (1987:136) pengertian
pertemuan merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop
muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah.
v KESIMPULAN
Pertemuan adalah
suatu pertemuan antara anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk
merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan
organisasi/perusahaan.
3.
Menurut saya (Nurfarahin)
Pertemuan adalah suatu percakapan
antara pimpinan dan peserta yang bertujuan untuk membicarakan masalah suatu
perusahaan/organisasi.
1.
FUNGSI PERTEMUAN
1.Untuk
memecahkan masalah.
2.Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan
peserta rapat berpartisipasi pada masalah
masalah yang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik
anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
5. Sebagai sarana bernegosiasi.
6. Ketentuan hukum.
2.
JENIS-JENIS PERTEMUAN
Jenis-jenis rapat menurut sifatnya:
1. pertemuan
resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang
sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran
jalannya rapat.
2. pertemuan
tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang
formal.
3. pertemuan terbuka, yaitu
rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak
merupakan masalah yang bersifat rahasia.
4. pertemuan tertutup, yaitu
rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas
merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
3. TUJUAN PERTEMUAN
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu
masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar
ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada
masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para
peserta rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan
rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut.
4. SYARAT-SYARAT
PERTEMUAN
Rapat akan menghasilkan tujuan yang
diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1) Suasana
terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti
setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari
sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta
rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan
kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
(2) Tidak ada
monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli
pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus
dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan
peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak
yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
(3) Partisipasi
aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta
rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat.
Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan
penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat
yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
(4) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
Pimpinan rapat harus dapat
memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam
pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya
rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
(5) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat terjadi
perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan
dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat
menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang
saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan.
Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan
emosi.
(6) Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan
dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti
oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan
membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam
rapat, waktu sangat berharga sekali.
(7) Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai
waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih
disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
6.TIPE PESERTA DAN PEMIMPIN
Tipe Tipe Peserta pertemuan
1. Tipe pemberi informasi
Peserta
rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang
sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering
dijuluki kamus berjalan.
2. Tipe pemberi semangat
Peserta
rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang
tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani.
3. Tipe inisiatif
Peserta
rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat menemui kemacetan
karena kurangnya atau tidak adanya data – data yang jelas untuk menyelesaikan
masalah yang dibahas.
4. Tipe pemersatu
Peserta
rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat penuh pengertian,
sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar.
5. Tipe penyerang
Peserta
rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga
memancing timbulnya pedebatan yang panjang dan menimbulkan perpecahan dalam
kelompok.
6. Tipe perantara
Peserta
rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau
menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda.
Peserta
tapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya, dan memiliki
wibawa di antara yang lainnya.
7. Tipe pendengar
Peserta
rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya mendengarkan
informasi – informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat
lainnya.
Fungsi
Peserta pertemuan
1.
Sebagai
penyumbang pendapat
peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat
/ ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama – sama.
2.
Sebagai
penyumbang data
pendapat pendapat yang disampaikan
olehapara peserta rapat haruslah berdasarkan data – data yang benar dan
rasional.
3.
Sebagai
perumus kesimpulan
setiap peserta rapat harus ikut
berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.
4.
Sebagaia
pembantu pimpinan
setiap peserta rapat harus mampu
membantu pimpinan rapat agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh
keputusan rapat yang memuaskan semua pihak.
5.
Sebagai
pemeriksa hasil keputusan
hasil keputusan rapat ini harus
diterima dan dijalankan oleh semua peserta rapat dengan senang hati, walaupun
mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
A
. Tipe – Tipe Pemimpin Rapat
1. Tipe otoriter
Ciri cirinya suka memaksa kehendak, merasa paling berkuasa,
dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan
kepada para peserta rapat untuk mengemukakan
pendapatnya.
2. Tipe demokratis
Ciri cirinya bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran
dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pemimpin.
3. Tipe laziess – fire
Ciri ciri : memberikan kebebasan kepada para peserta rapat
untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin bersifat pasif dan cenderung masa
bodo, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif,
dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
Fungsi Pemimpin pertemuan
1.
Sebagai
pengarah,
seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan
para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.
2.
Sebagai
penengah
seorang pemimpin rapat harus dapat
bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di
antara para peserta rapat.
3.
Sebagai
penggerak seorang pemimpin rapat harus dapat menggerakkan para peserta rapat
untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada
rapat.
4.
Sebagai
pencari solusi
seorang pemimpin rapat harus dapat
bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.
7.TEKNIK PENGENDALIAN PERTEMUAN
PENGENDALIAN
RAPAT
1. Pengendalian rapat secara
bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para
peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa
pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti
pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan
untuk dijadikan keputusan.
2. Pengendalian rapat secara
ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan
seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi.
3. Pengendalian rapat secara
kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara
pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara
bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat
8.PERENCANAAN
PERTEMUAN
PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip
dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu
sebagai berikut :
v
Why? Mengapa rapat perlu
diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
v
What? Apa masalah yang akan
dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
v
Who? Siapa saja yang akan diundang
dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
Where? Di mana rapat akan
diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
v
When? Kapan rapat akan
diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan
diselenggarakan.
v
How? Bagaimana rapat akan
diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan
diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka,
dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat
lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat
berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris
harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal
ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah
sebagai berikut :
A.
Membuat
agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok
permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara
rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda
rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan
atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan
membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja
peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta
rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat,
apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C.Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1.Menggunakan kop surat atau kepala
surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan
serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang
diundang rapat.
5. Mencantumkan
hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang
bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama
dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan
waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan
untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris
harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga
mengirimnya.
D. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir
biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk
mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah
sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai
bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E. Mempersiapkan bahan rapat
A.Bahan rapat yang perlu
dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
- Hasil rapat yang lalu
- Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
- Peraturan-peraturan yang diperlukan
- Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
- Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat
anatara lain sebagai berikut :
1.
While
board lengkap dengan spidol dan
penghapus.
2.
Flip
chart lengkap dengan spidolnya.
3.
LCD
Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4.
Sound
system lengkap dengan mikroponnya.
5.
Map atau tas yang dipergunakan untuk
menempatkan bahan-bahan rapat.
6.
Block
note denagn bolpointnya.
7.
Name
tag untuk peserta.
8.
Laptop
atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat,
sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar
dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih
dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat
sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun
apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor,
rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa
kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus
dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut
:
1. Cahaya
penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu)
tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk
harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi
udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan
yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para
peserta rapat berkurang.
3. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat
dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang
rapat, yaitu sebagai berikut :
a. Gaya
klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b. Gaya
konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa
dihargai dan untuk menimbulkan semangat
team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c.
Gaya
huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok
untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d.
Gaya
workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop
.
H. Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari
satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu
sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat
tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan
terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
I.Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya
transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus
menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan
berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman
dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,
variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi
peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat
disajikan dengan cara sebagai berikut :
1. Disajikan
sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan
selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil
sendiri.
4. Disajikan
secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat
para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah
tersedia.
K. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu
hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para
peserta rapat.
L. Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus
memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap
untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1. Apakah
kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai
dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat
telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4. Apakah
bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah
disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah
daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah
dipesan/disiapkan?
9.
PELAKSANAAN / PENYELENGGARAAN PERTEMUAN
Setelah peserta rapat berkumpul,
maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih
atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan
tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan
rapat pada pimpinan rapat.
Menjadi pimpinan rapat tidak semudah
yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan
partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan
pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya
tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana
persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai
keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong
kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
Pimpinan rapat yang baik
adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara
spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk
mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini
yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak
mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai
keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.
Rapat akan menjadi efektif bila :
- Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
- Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
- Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
Langkah-langkah dalam menegefektifkan
rapat
Perencanaan dan Persiapan Rapat
Perencanaan dan Persiapan Rapat
· Apakah Rapat diperukan
?
Berikut ini ada beberapa alasan
kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.
tidak diperlukan.
Ø Temukan apa yang terjadi
Ø Anda memerlukan keputusan yang cepat
Ø Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
Ø Anda ingin melibatkan setiap orang
Ø Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi
· Siapa yang
harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
Ø Perlu memberikan persetujuan
Ø Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
Ø Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu
kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
Ø Akan melaksanakan keputusan
Ø Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
Ø Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
Ø Secara langsung akan terpengaruh.
· Informasi
Latar Belakang
·
Menciptakan sebuah agenda
· Agenda
sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.
tetapi jarang digunakan secara efektif.
·
Mengantisipasi dan mencegah masalah.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
Ø Orang-orang yang bermasalah
Ø Topik-topik panas
Agenda Rapat
Agenda yang bagus dapat
menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum
rapat dimulai.
ü Menilai butir-butir agenda
·
menilai Permasalahan
·
menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
·
menilai Kpentingan rapat
ü Butir-butir standar
·
Notulen rapat terakhir
·
Meminta maf karena tidak hadir
·
Permasalahan-permasalahan
·
Lain-lain
·
Tangal dan waktu berikutnya
·
Urutan
·
Hal paling penting pertama
·
Hal kurang penting pertama
·
masalah-masalah rutin.
ü Penentuan waktu
- Menjaga agar rapat tetap pada jalur
- memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
- Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
- Memotivasi orang
- Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit
Memimpin Rapat
1. Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan
Diskusi dan Partisipasi
1. Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan
Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
Menilai Ulang Rapat
Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
Menilai Ulang Rapat
· Biaya Rapat
· Mengambil Tanggungjawab
· Memikirkan ulang rapat
· Penyebab kegagalan rapat
·Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat
lebih efektif
·Agenda
TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
Seorang pimpinan rapat hendaknya
dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada
peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.
Pada dasarnya ada 4 teknik
bertanya :
a. Pertanyaan langsung (
direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang
peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa
orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
b. Pertanyaan tidak langsung (
overhead question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana
pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.
c. Pertanyaan
mengembalikan ( reverse question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang
mengajukan pertanyaan tersebut.
d. Pertanyaan
dilemparkan ( Relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada
seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari
pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.
Tujuan dari pelemparan kembali
pertanyaan adalah :
- Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
- Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
- Menuju ke arah kesepakatan bersama.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
- Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu
yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi
- Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja membicarakan
masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan
menentukan langkah lanjutan
- Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat:
- DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
- POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
- DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
- SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
- Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
- TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
- SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
- LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
- SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
- TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
- PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
- PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
Penulis : Nurfarahin.