Kamis, 14 Januari 2016

pengertian pertemuan menurut administrasi perkantoran



TUGAS HUMAS
11. Pengertian pertemuan & pendapat beberapa ahli !
1.Pengertian pertemuan
Pertemuan adalah (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk  mendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan.
2. Menurut beberapa ahli :
*     Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
*     Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) pertemuan merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
*     Menurut Bob Trent, pertemuan merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan maupun perusahaan).
*     Wursanto (1987:136) pengertian pertemuan merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
v KESIMPULAN
Pertemuan adalah suatu pertemuan antara anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.

3. Menurut saya (Nurfarahin)
Pertemuan adalah suatu percakapan antara pimpinan dan peserta yang bertujuan untuk membicarakan masalah suatu perusahaan/organisasi.

1.     FUNGSI PERTEMUAN
1.Untuk memecahkan masalah.
2.Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah
masalah yang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
5. Sebagai sarana bernegosiasi.
6. Ketentuan hukum.

2.     JENIS-JENIS PERTEMUAN
Jenis-jenis rapat menurut sifatnya:
1.   pertemuan resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
2.   pertemuan tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
3.  pertemuan terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
4.  pertemuan tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

3.      TUJUAN PERTEMUAN
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.
4.     SYARAT-SYARAT PERTEMUAN

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1)          Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
(2)          Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
     (3) Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
(4)  Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.

Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
(5)  Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
(6) Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam  rapat, waktu sangat berharga sekali.
(7)  Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
6.TIPE PESERTA DAN PEMIMPIN
*     Tipe Tipe Peserta pertemuan
1.      Tipe pemberi informasi
Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki kamus berjalan.

2.      Tipe pemberi semangat
Peserta rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani.

3.      Tipe inisiatif
Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat menemui kemacetan karena kurangnya atau tidak adanya data – data yang jelas untuk menyelesaikan masalah yang dibahas.

4.      Tipe pemersatu
Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat penuh pengertian, sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar.

5.      Tipe penyerang
Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulnya pedebatan yang panjang dan menimbulkan perpecahan dalam kelompok.

6.      Tipe perantara
Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda.
Peserta tapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya, dan memiliki wibawa di antara yang lainnya.

7.      Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya mendengarkan informasi – informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya.

Fungsi Peserta pertemuan

1.      Sebagai penyumbang pendapat
 peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat / ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama – sama.

2.      Sebagai penyumbang data
pendapat pendapat yang disampaikan olehapara peserta rapat haruslah berdasarkan data – data yang benar dan rasional.

3.      Sebagai perumus kesimpulan
setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.

4.      Sebagaia pembantu pimpinan
setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak.

5.      Sebagai pemeriksa hasil keputusan
hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh semua peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

*     A . Tipe – Tipe Pemimpin Rapat

    1.      Tipe otoriter
Ciri cirinya suka memaksa kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk  mengemukakan pendapatnya.

2.      Tipe demokratis
Ciri cirinya bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pemimpin.

      3.      Tipe laziess – fire
Ciri ciri : memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin bersifat pasif dan cenderung masa bodo, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.

 Fungsi Pemimpin pertemuan
1.      Sebagai pengarah,
 seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.

2.      Sebagai penengah
seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.

3. Sebagai penggerak seorang pemimpin rapat harus dapat menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.

4.  Sebagai pencari solusi
seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.

7.TEKNIK PENGENDALIAN PERTEMUAN
PENGENDALIAN RAPAT
1.      Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.
2.      Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat  dan bila perlu waktu dibatasi.
3.      Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat

8.PERENCANAAN PERTEMUAN
PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
v   Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
v   What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
v   Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
v   When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
v   How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
A.                Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B.   Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C.Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
        

1.Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5.  Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E. Mempersiapkan bahan rapat
A.Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
  • Hasil rapat yang lalu
  • Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
  • Peraturan-peraturan yang diperlukan
  • Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
  • Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
F.  Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
1.             While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2.             Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3.             LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4.             Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5.             Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6.             Block note denagn bolpointnya.
7.             Name tag untuk peserta.
8.             Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G. Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 
1.  Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3.   Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a.  Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b.  Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c.              Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d.             Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H. Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
I.Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J.   Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3.  Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
K. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
L. Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1.   Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4.  Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
5.  Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?


9. PELAKSANAAN / PENYELENGGARAAN PERTEMUAN
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.
Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
 Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.
Rapat akan menjadi efektif bila :
  • Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
  • Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
  • Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat
Perencanaan dan Persiapan Rapat
·       Apakah Rapat diperukan ?
Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.
Ø  Temukan apa yang terjadi
Ø  Anda memerlukan keputusan yang cepat
Ø  Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
Ø  Anda ingin melibatkan setiap orang
Ø  Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi
·         Siapa yang harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
Ø  Perlu memberikan persetujuan
Ø  Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
Ø  Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
Ø  Akan melaksanakan keputusan
Ø  Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
Ø  Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
Ø  Secara langsung akan terpengaruh.
·         Informasi Latar Belakang
·         Menciptakan sebuah agenda
·         Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.
·         Mengantisipasi dan mencegah masalah.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
Ø  Orang-orang yang bermasalah
Ø  Topik-topik panas
Agenda Rapat
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum
rapat dimulai.
ü Menilai butir-butir agenda
·       menilai Permasalahan
·       menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
·       menilai Kpentingan rapat
ü  Butir-butir standar
·       Notulen rapat terakhir
·       Meminta maf karena tidak hadir
·       Permasalahan-permasalahan
·       Lain-lain
·       Tangal dan waktu berikutnya
·       Urutan
·       Hal paling penting pertama
·       Hal kurang penting pertama
·       masalah-masalah rutin.
ü  Penentuan waktu
  • Menjaga agar rapat tetap pada jalur
  • memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
  • Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
  • Memotivasi orang
  • Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit
Memimpin Rapat
1. Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan
Diskusi dan Partisipasi
1. Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan
Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
Menilai Ulang Rapat
· Biaya Rapat
· Mengambil Tanggungjawab
·  Memikirkan ulang rapat
· Penyebab kegagalan rapat
·Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif
·Agenda
TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.
Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya  :
a.       Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
b.      Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.
c.       Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
d.      Pertanyaan  dilemparkan ( Relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.
Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :
  1. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
  2. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
  3. Menuju ke arah kesepakatan bersama.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
  • Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi
  • Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah  lanjutan
  • Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat:
  • DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
  • POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
  • DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik,  pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
  • SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
  • Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
  • Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
  • TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
  • SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
  • LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
  • SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
  • TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
  • PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
  • PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

Penulis : Nurfarahin.